Le choix d’un logiciel RGPD va permettre à une entreprise la mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données à caractère personnel. L’entreprise prend sa part de responsabilité des traitements et doit respecter quelques obligations surtout sur ses services informatiques. Pour définir l’outil RGPD qui convient le mieux avec son entreprise, il faut réaliser un comparatif des solutions apportées par les logiciels pour mieux comprendre les technologies et les fonctionnalités associées. Choisir un logiciel RGPD permet de faciliter la mise en conformité et d’analyser l’efficacité des mesures correctives mises en place. Pour bien le sélectionner, il faut se baser sur l’ergonomie et les fonctionnalités du logiciel.
Un logiciel ergonomique
Un LOGICIEL DPO (data protection officer ou délégué à la protection des données) pour rester en conformité au RGPD doit être ergonomique. Il doit être simple d’utilisation et d’apprentissage. L’un des éléments permettant d’évaluer l’ergonomie d’un logiciel est son utilisateur, ce dernier pourra tester sa simplicité. Il doit avoir la possibilité d’accéder facilement à toutes les fonctionnalités du logiciel par l’interface. On peut très bien faire cette évaluation sans l’aide d’un expert. Un logiciel ergonomique s’accompagne également d’un document avec les descriptions des détails des résultats d’un test utilisateur. Ce dernier regroupe les critères de satisfaction, utilisabilité et d’utilité. Le focus groupe est aussi un test qui peut donner plus d’informations sur l’efficacité du logiciel RGPD. En effet, il permet de recueillir les avis d’utilisateurs réels. Et pour avoir la méthode la plus efficace pour l’évaluation de l’ergonomie d’un logiciel RGPD, il est recommandé de faire appel à un expert pour réaliser un audit ergonomique pour vérifier si le logiciel respecte bien tous les critères d’utilisabilité. Rendez vous sur ce site privacil-logiciel-rgpd.fr pour en savoir un peu plus sur les logiciels RGPD.
La fonctionnalité du logiciel
La fonctionnalité est un point clé à vérifier pour le choix d’un logiciel RGPD Logiciel pour être en conformité avec le RGPD. En d’autres termes, c’est évaluer tout ce qu’on peut faire avec le logiciel. Un bon logiciel RGPD doit permettre de pouvoir :
- Respecter le principe d’accountability : gérer plusieurs registres et plusieurs traitements de données à la fois (registres des responsables, des sous-traitants, et des violations de données).
- Mener de manière efficace une étude d’impact sur la vie privée : elle doit être faite quand le traitement peut engendrer des risques pour les droits et libertés des personnes, ou quand le traitement est basé sur un procédé de profilage ou si on a recours à l’utilisation de données sensibles.
- Notifier rapidement les éventuelles violations de données : gérer facilement et rapidement les demandes de droits d’accès, d’opposition, de portabilité ou de rectification.
- Effectuer un suivi des mesures de sécurité déjà en cours : il faut s’adapter car la technologie évolue de jour en jour.
- Contrôler plus facilement les risques juridiques : simplifier la conception de nouvelles mesures correctives.
Autres critères pour le choix d’un logiciel RGPD
Pour aider les entreprises à respecter cette gouvernance des données personnelles, les lois sur la RGPD sont imposées aux éditeurs de logiciels pour la garantie d’un maximum de sécurité. Voici quelques autres critères pour choisir un logiciel RGPD :
- Le registre des traitements : Avec le RGPD, il devient obligatoire de tenir un registre des traitements actualisé et complet. L’article 30 impose aux entreprises d'être en mesure de cartographier le traitements des données personnelles des utilisateurs.
- Les audits de conformité : Le DPO se doit de faire régulièrement des audits de conformité. C’est dans le but d’actualiser les processus de traitements des données.
- Les analyses d’impact : Un bon logiciel doit permettre de les gérer et de visualiser les résultats.
- Le coût : Des logiciels sont proposés gratuitement tandis que d’autres sont disponibles sur abonnement. L’idéal est de choisir un outil qui puisse à la fois assurer la sécurité de la structure et répondre au budget de la société.