De multiples bouleversements ont eu lieu depuis la naissance de l’informatique de gestion. Les entreprises utilisent des erp au sein de son système d’information pour optimiser les ressources ainsi que les coûts. L’ERP se présente alors comme un logiciel de gestion contribuant à la performance de l’entreprise.
Un ERP/PGI c’est quoi ?
L’ERP ou Entreprise Ressource Planning, appelé aussi PGI (Progiciel de Gestion intégrée) en français désigne tous les modules qui sont reliés à une seule base de données. Un pgi possède plusieurs fonctions de gestion. Il a pour objectif la gestion de tous les processus opérationnels d’une entreprise. Il se présente sous forme d’une solution de gestion de commerce, d’e-commerce, de comptabilité, de la paie, de la gestion des stocks, de la gestion des commandes, etc. Le Progiciel de Gestion intégrée est alors le « pilier » d’une entreprise. Il devra posséder deux principes fondamentaux au moins. Sous forme de modules indépendants, des applications informatiques devront alors être construites pour être qualifiées de PGI. Ces modules devront avoir une compatibilité parfaite avec une base de données commune et unique. Un moteur Workflow devra aussi être utilisé en vue de délimiter les tâches d’un processus. Ce moteur permettra aussi d’avoir une meilleure gestion de la réalisation des tâches. Différentes fonctionnalités pourront ensuite être intégrées automatiquement par l’entreprise en utilisant un ERP comme la gestion financière et comptable, des stocks, des ressources humaines, des fournisseurs, des ventes, de la distribution ou même du commerce en ligne tout entier. En complément avec l’ERP, les logiciels CRM sont aussi utilisés par de nombreuses entreprises pour mieux satisfaire les clients. L’entreprise pourra facilement anticiper les besoins des clients et de mieux les comprendre. Vous pouvez trouver d’autres informations supplémentaires en ce qui concerne un ERP en suivant ce lien.
Comment fonctionne un ERP/PGI ?
Dans une entreprise, la base de données pourra être centralisée lors de l’utilisation d’un ERP. Si vous modifiez ou ajoutez des données au sein d’un module de l’erp, tous les autres modules seront impactés. La mise à jour de la base de données pourra être réalisée par les modules qui peuvent y accéder. Par exemple, pour le cas d’une entreprise commerciale, après la réalisation d’une vente, le compte de résultat sera automatiquement modifié en temps réel, tout comme le grand livre, le journal des ventes ou le stock. C’est un système complexe. Pour pouvoir réussir à le maîtriser et à l’appréhender, vous aurez besoin de beaucoup de temps.
Pourquoi utiliser un ERP/PGI ?
De nombreuses raisons peuvent pousser une entreprise à utiliser un ERP. Avant, différents services se chargeaient d’entrer manuellement les données. Cela s’avérait être une perte de temps, car différentes personnes se chargeaient d’entrer la même donnée. Aussi, les données peuvent être dupliquées, perdues ou falsifiées. La saisie manuelle des données ne peut pas empêcher la présence de doublons, car il serait impossible pour une personne de vérifier à la fois si les données entrées existaient déjà ou non. Des erreurs humaines ou des bugs informatiques peuvent aussi être responsables de la perte des données ou de la falsification de ces dernières. Les entreprises ont fait face à une perte de rentabilité considérable, car elles avaient aussi besoin des contrôleurs de gestion pour contrôler tout cela. Après l’arrivée des ERP/PGI, les processus étaient mieux optimisés. L’utilisation d’un ERP/PGI permet alors de gagner considérablement du temps. Sous plusieurs formes, les données de l’entreprise peuvent être accessibles plus facilement en fonction du niveau de l’autorisation des personnes. La performance de l’entreprise pourra alors être améliorée en présence d’un ERP/PGI. Son premier rôle consiste à centraliser les données. Les fichiers de la production, des stocks, des fournisseurs ou des clients seront regroupés dans le même logiciel. Le traitement des données deviendra alors plus homogène. Il n’y aura pas de risques d’erreurs, d’approximations ou de doublons lors de l’insertion des données dans la base de données. En fonction des besoins de l’employeur, il pourra segmenter les reportings issus des informations se trouvant dans les ERP.