Avec la dématérialisation de documents RH, la gestion administrative devient plus simple. Voilà pourquoi plusieurs institutions optent pour cette méthode. Cet article fait le tour d’horizons des principaux bénéfices pour une institution de dématérialiser les documents, avant de préciser quelle solution adopter pour une gestion électronique efficace.
En quoi consiste la dématérialisation de documents ?
Si vous avez travaillé il y a quelques années dans une entreprise ou dans une quelconque institution en activité depuis un lustre, vous savez sans doute ce qu’est une salle d’archives. Des milliers de documents sont entassés dans une salle et occupent beaucoup de place. Mais procéder ainsi comporte de multiples inconvénients auxquels il faut trouver de solutions. Voilà pourquoi la dématérialisation a vu le jour. Il s’agit d’un procédé qui consiste tout simplement à numériser les documents, et désormais, plus question de s’encombrer de leurs versions papiers. C’est donc une sorte de substitution permettant d’avoir tout en ensemble de documents administratifs dans une base de données, une simple clé USB, un CD ou encore un disque dur. Tout devient électronique et vous avez désormais des bulletins de paie électronique, des contrats de travail dématérialisés, etc. grâce à la dématérialisation RH.
Quels sont les principaux avantages ?
Le premier avantage pour une entreprise et surtout pour une PME est le gain de place. On sait en effet que les petites entreprises rencontrent souvent des difficultés liées à l’espace. En faisant la dématérialisation, vous économisez des dizaines de mètres carrés qui sont supposés accueillir des documents. En outre, la dématérialisation RH permet de faciliter la tâche aux travailleurs en général. Il faut savoir en effet qu’un professionnel passe 50 % de son temps à chercher les documents et 15 % à les lire. En clair, la dématérialisation permet de gagner suffisamment de temps. Aussi, cela représente moins d’effort au travailleur qui doit juste désormais se contenter de faire quelques clics pour retrouver ce qu’il cherche sur l’ordinateur. Entre autres avantages, il faut noter que cette méthode assure une meilleure traçabilité et un meilleur suivi des documents. Plus besoin d’être sur place ou au bureau avant d’avoir accès aux fichiers. De n’importe quel endroit, vous pouvez les consulter voire les utiliser. Enfin, moins de papier, c’est agir en faveur de l’écologie et c’est un procédé qui permet à l’entreprise d’économiser un tant soit peu.
La gestion électronique des documents
La dématérialisation de document RH doit forcément être accompagnée de la mise en place d’un système de gestion performant afin d’être efficiente. Il est impératif de mettre en place une solution d’archivage électronique. Aussi, la dématérialisation peut présenter quelques inconvénients dont surtout les problèmes de sécurité. Il faut donc mettre en place un système permettant de contrôler les modifications et les suppressions. Pour cela, il existe des logiciels de protection adaptés. Pour une transition numérique efficace, il faut donc faire appel à des acteurs compétents qui pourront assurer une dématérialisation efficiente.