Le service achats peut être considéré comme le cœur même d’une entreprise. Il s’agit de la base d’une société pour que la production et la vente puissent être effectuées. À ce titre, la planification des achats et des opérations est cruciale pour les entreprises.
Les processus d’optimisation des achats
Le processus des achats est primordial dans une entreprise. Il est important d’adopter les meilleures pratiques pour y arriver. Il faut définir le contexte de l’achat, décrire les produits et les services, bref, faire une étude de cas sérieuse en fonction de la gestion des flux. Une fois cette étape franchie, il faut procéder à l’établissement des conditions commerciales, puis définir les critères de l’appel d’offres. Il s’agit des processus incontournables à suivre pour accomplir les missions de l’acheteur.
Les étapes clés
La recherche des fournisseurs est la première étape de la planification des achats. Cela doit faire l’objet d’un travail rigoureux en fonction des besoins. Il s’agit de la recherche de nouveaux partenaires qui résulte de nombreuses opérations réalisées conformément à la politique, ainsi qu’à la stratégie d’achat de l’entreprise. Pendant cette étape, l’acheteur doit être attentivement à l’écoute de ses clients afin de bien cerner leurs besoins. En même temps, il doit s’assurer de la gestion des relations avec les fournisseurs tout en anticipant les éventuels risques. L’expérience client compte beaucoup dans la réussite de la chaîne logistique. Pour réaliser le sourcing fournisseur, les étapes à suivre s’avèrent être l’identification de la zone géographique explorable, la collecte d’informations sur les fournisseurs potentiels, ainsi que la réalisation de la cartographie.
S’occuper des appels d’offres
Sales and operations planning sont inséparables dans le monde de l’achat. De ce fait, l’acheteur doit apporter le maximum de soin à son appel d’offre. Le dossier est l’élément-clé de cette étape, il inclut le contexte, les objectifs, le guide du dossier, le cahier des charges renfermant les termes et conditions d’achat, ainsi que le questionnaire d’identification du fournisseur. Un guide de réponses oriente les soumissionnaires à la composition de documents, grâce à des formulaires-types. Quant au délai, l’acheteur le détermine lui-même et fournit les annexes si applicables. Dans tous les cas, les dossiers d’appels d’offres sont à adresser aux fournisseurs par courrier, par courriel ou via les portails électroniques de gestion d’appels d’offres.
Une fois lancées et à l’échéance de dépôt, les offres peuvent être analysées. Les critères éliminatoires doivent être ceux définis dans le cahier des charges. Parmi ces critères figure la certification qui s’avère incontournable. Il s’agit des normes internationales qui garantissent la qualité inaltérable d’un service ou d’un produit. D’autre part, les conditions d’acquisition, incluant coût et conditions commerciales, doivent être maîtrisées. Ainsi, prix compétitif et qualité doivent être alliés. Le s&op doit y veiller, tout comme il doit faire attention au respect des termes du contrat après négociation et signature de l’accord d’achat.