Consultants, commerciaux, freelance, TPE, PME, ETI, comptables, tous sont susceptibles d’être soumis à la fameuse tâche de la gestion des notes de frais. Une activité chronophage et gourmande en terme de temps. Ainsi, il existe des systèmes spécifiques dédiés à ce travail, en voici les nombreux avantages !
Gagner du temps
Le principal avantage d’un système de gestion de notes de frais dématérialisées est le gain de temps considérable qu’il procure. De nombreuses fonctionnalités permettront de gagner un temps précieux, car plus l’entreprise s’agrandit plus le nombre de notes augmente et nécessite que l’on y consacre davantage de temps. La saisie manuelle ne sera plus nécessaire, mais également le transfert des documents d’un service à l’autre puisque tout sera stocké au sein du même espace digital.
Réduire le risque d’erreur
C’est aussi un facteur de perte de temps, mais elle peut engendrer des conséquences plus problématiques : l’erreur. Comme on dit, l’erreur est humaine et c’est bien souvent la saisie des données manuelles et le cerveau humain qui est à l’origine de mauvais calculs qui nécessiteront une rectification qui pourra s’avérer problématique. En effet, la plupart des logiciels pour gérer les notes de frais seront en mesure d’analyser les incohérences et de les signaler en temps réel.
Faciliter la visibilité
Les notes de frais centralisées au sein d’un même programme permettent d’avoir plus de clarté sur la situation et de consulter ce qu’il se passe en temps réel. L’accès pourra être partagé évitant ainsi les copies de documents et les pertes de données. Les logiciels accessibles sur ordinateurs proposent souvent une application pour smartphone, les deux étant reliés, peu importe l’heure et le lieu, les notes de frais pourront être traitées en temps réel.
Limiter les dépenses liées au papier
Scanner, photocopier, imprimer, stocker, autant d’actions qui nécessitent un budget alloué au papier et à l’entretien des équipements d’impressions. Une dépense que l’on pourra oublier et qui aura l’avantage d’être bien plus écologique. Pour les plus réfractaires à l’archivage numérique, sachez que de nombreux logiciels de gestion des notes de frais assurent un archivage sécurisé et sur une longue durée au sein d’un centre agréé par l’État. Ainsi, ce n’est pas parce que les traces écrites ne sont pas stockées au sein de vos locaux qu’elles n’existent pas, bien au contraire !
Des fonctionnalités high-tech
Grâce aux nombreuses fonctionnalités modernes que proposent les programmes informatiques de gestion, les avantages précédents sont tous réunis, mais plus encore ! Par exemple, il est possible de prendre en photo une facture à l’aide de son smartphone pour que le système enregistre automatiquement les données utiles. Un système de statistiques intelligent permettra de poser un regard global sur les dépenses et les frais kilométriques. Le lien avec la comptabilité sera également simplifié pour valider les dépenses et rapports de mission plus facilement. Par ailleurs, on pourra aller plus loin en créant un système de paiement adapté à son entreprise.
Stockage et extraction des données, économies, meilleure visibilité quel que soit le support, rapidité de traitement des informations, gain de temps… Un programme de gestion des notes de frais possède de nombreux avantages qui seront grandement appréciables au sein d’une entreprise. Pour choisir le logiciel qui vous conviendra le mieux, comparez les offres, les tarifs, les clients de confiance et les options afin d’opter pour un système que vous pourrez utiliser facilement et qui sera adapté au volume de votre entreprise et des notes de frais à traiter.